Trước mỗi kỳ thi IOE là một khối lượng lớn công việc cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Sau mỗi kỳ thi, đội ngũ vận hành lại tiếp tục xử lý hàng nghìn Biên bản thi với nhiều thông tin cần kiểm tra, đối soát như mã học sinh, họ tên, điểm thi, chữ ký và con dấu.

Đây là công việc đòi hỏi sự chính xác cao nhưng trước đây vẫn cần nhiều nhân sự kiểm tra trực tiếp bằng mắt. Khi số lượng Biên bản thi tăng lên, thời gian xử lý, áp lực vận hành và nguy cơ sai sót cũng tăng theo.

Từ bài toán rất thực tế ấy, anh Phan Hồng Phúc – goApp đã đặt ra một câu hỏi: Liệu VTC Online có thể tự xây dựng một hệ thống OCR được tối ưu riêng cho nghiệp vụ của IOE, thay vì tiếp tục phụ thuộc vào giải pháp thuê ngoài?

Câu hỏi đó đã trở thành điểm khởi đầu cho GoApp OCR Engine, một giải pháp không còn dừng ở ý tưởng hoặc mô hình thử nghiệm, mà đã được xây dựng thành hệ thống hoàn chỉnh, sẵn sàng phục vụ vận hành thực tế.

Trước khi có sáng kiến, việc xử lý Biên bản thi của IOE gặp những khó khăn gì?

Trước đây, số lượng Biên bản thi trong mỗi đợt rất lớn. Đội ngũ IOE phải kiểm tra thủ công từng trang để đối soát thông tin thí sinh và điểm số. Công việc này tốn nhiều thời gian, cần nhiều nhân lực và vẫn có nguy cơ xảy ra sai sót.

Khi quy mô kỳ thi ngày càng lớn, cách làm thủ công sẽ tạo ra áp lực đáng kể cho đội ngũ vận hành. Vì vậy, chúng tôi cần một giải pháp có thể tự động nhận diện, trích xuất và đối chiếu thông tin, giúp nhân sự tập trung kiểm tra những trường hợp thực sự có dấu hiệu bất thường.

Điều gì khiến anh quyết định tự phát triển công nghệ OCR thay vì tiếp tục thuê ngoài?

Tôi nhận thấy công nghệ OCR và các giải pháp AI hiện nay đã trở nên dễ tiếp cận hơn, đồng thời chất lượng cũng đủ tốt để đội ngũ nội bộ nghiên cứu và triển khai.

Quan trọng hơn, đội ngũ VTC Online là những người hiểu rõ nhất nghiệp vụ của IOE, hiểu cấu trúc Biên bản thi cũng như những tình huống thường phát sinh trong thực tế. Thay vì tiếp tục phụ thuộc vào đối tác với chi phí tương đối cao, tôi muốn thử ứng dụng những công nghệ hiện có để giải quyết chính bài toán của mình.

Tự phát triển không chỉ giúp tiết kiệm chi phí. Khi làm chủ giải pháp, chúng ta có thể chủ động điều chỉnh mô hình ngay khi mẫu Biên bản thi thay đổi, bổ sung tính năng theo yêu cầu vận hành và tiếp tục cải thiện độ chính xác dựa trên dữ liệu thực tế.

Vậy thử thách lớn nhất trong quá trình xây dựng giải pháp là gì?

Dữ liệu thực tế không phải lúc nào cũng rõ nét và đồng đều. Có những bản scan bị mờ, nghiêng; có mẫu in lệch hoặc thông tin viết tay. Một mô hình có thể hoạt động rất tốt trên dữ liệu tiêu chuẩn nhưng khi đưa vào thực tế, độ chính xác lại giảm đáng kể.

Bên cạnh đó, quá trình gán nhãn và xử lý dữ liệu cũng cần rất nhiều công sức. Đội ngũ phải làm thủ công trên hàng nghìn mẫu để mô hình có thể nhận diện đúng những trường thông tin quan trọng như mã học sinh, họ tên, điểm thi, chữ ký và con dấu. Đây là công đoạn mất nhiều thời gian nhưng lại quyết định chất lượng của toàn bộ giải pháp.

Anh và đội ngũ đã vượt qua những thử thách đó như thế nào?

Chúng tôi triển khai nhiều lớp xử lý thay vì chỉ đưa hình ảnh vào mô hình OCR và chờ kết quả. Hình ảnh được tiền xử lý trước khi nhận diện; kết quả sau đó được tự động đối chiếu với dữ liệu đang có trên hệ thống IOE.

Hệ thống cũng xác định mức độ tin cậy của từng Biên bản thi. Những trường hợp có độ tin cậy thấp sẽ được chuyển sang lớp AI chuyên sâu hơn hoặc đưa cho nhân sự kiểm tra. Nhờ vậy, đội ngũ IOE không còn phải rà soát toàn bộ dữ liệu mà chỉ cần tập trung vào các trường hợp ngoại lệ.

Trong giai đoạn thử nghiệm, giải pháp mới được chạy song song với quy trình cũ. Những lỗi thực tế phát sinh tiếp tục được bổ sung vào bộ dữ liệu kiểm thử, giúp hệ thống ngày càng hoàn thiện hơn.

Sáng kiến đã tạo ra những thay đổi cụ thể nào?

Kết quả vận hành thực tế ghi nhận hệ thống đã xử lý 11.440 tệp với hơn 50.000 Biên bản thi và dữ liệu của trên 500.000 thí sinh. Độ chính xác đạt hơn 92% trên kết quả xử lý cuối cùng.

Với phương án dự kiến xử lý 160.000 Biên bản thi mỗi năm, chi phí trung bình của giải pháp nội bộ vào khoảng 116–157 đồng cho mỗi Biên bản thi, trong khi đơn giá thuê ngoài trước đây khoảng 938 đồng. Như vậy, giải pháp có khả năng tiết kiệm khoảng 83–88% chi phí xử lý trên mỗi Biên bản thi, tương đương khoảng 125 triệu đồng mỗi năm.

Tuy nhiên, thay đổi đáng kể nhất không chỉ nằm ở con số tiết kiệm. Trước đây, đội ngũ IOE phải kiểm tra toàn bộ dữ liệu; hiện nay, hệ thống có thể tự động xử lý phần lớn khối lượng công việc và chỉ chuyển những trường hợp nghi ngờ để con người kiểm tra.

Ngoài hiệu quả về chi phí và thời gian, giá trị lớn nhất của sáng kiến là gì?

Theo tôi, giá trị lớn nhất là khả năng làm chủ công nghệ.

Dữ liệu thí sinh không phải chuyển cho bên thứ ba. Khi mẫu Biên bản thi hoặc yêu cầu nghiệp vụ thay đổi, đội ngũ có thể chủ động điều chỉnh mà không phải chờ đợi đối tác. Chúng ta cũng làm chủ lộ trình phát triển, chất lượng đầu ra và khả năng mở rộng của hệ thống.

Quan trọng hơn, sau quá trình triển khai, đội ngũ đã có thêm một năng lực công nghệ nội bộ. Kinh nghiệm và nền tảng OCR này có thể được nghiên cứu để áp dụng cho những sản phẩm, nghiệp vụ khác của VTC Online trong tương lai.

Khoảnh khắc nào trong hành trình khiến anh cảm thấy tự hào nhất?

Đó là khi giải pháp được đưa vào chạy với dữ liệu thật và cho kết quả tốt, trong khi chi phí thấp hơn rất nhiều so với phương án thuê ngoài.

Kết quả ấy cho thấy quyết định tự nghiên cứu và tự phát triển là hoàn toàn có cơ sở. Với tôi, đây không chỉ là niềm vui khi hoàn thành một bài toán kỹ thuật mà còn là cảm giác tự hào khi sản phẩm do chính đội ngũ nội bộ xây dựng có thể tạo ra giá trị thực tế cho VTC Online.

Anh muốn nhắn gửi điều gì tới những CBNV đang có ý tưởng nhưng chưa mạnh dạn tham gia Hackathon lần 2?

Có ý tưởng thì mọi người hãy mạnh dạn tham gia! Một sáng kiến không nhất thiết phải bắt đầu từ điều gì quá lớn lao. Đôi khi, nó chỉ bắt đầu từ một khó khăn mà chúng ta gặp hàng ngày và mong muốn tìm ra cách xử lý tốt hơn.

Biết đâu, ý tưởng ấy vừa giúp bạn được “bung sức” sáng tạo, vừa mang lại giá trị cho đồng đội và Công ty. Và tất nhiên, nếu có thêm giải thưởng mang về thì sẽ “vui cả Hackathon, ấm cả túi”!