Từ yêu cầu phát hành hàng nghìn hóa đơn mỗi ngày, chị Nguyễn Thị Minh Thu (P.TCKT) và anh Ngô Quốc Đồng – Giám đốc TT PTCN đã cùng tìm lời giải bằng công nghệ. Sáng kiến “Phát hành hóa đơn điện tử theo từng giao dịch chi tiết” không chỉ giúp tự động hóa một nghiệp vụ phức tạp, mà còn mở ra cách quản lý dữ liệu tài chính minh bạch, chính xác và hiệu quả hơn tại VTC Online.

Tuần qua, sáng kiến đã được trao Giải Ba tại Hackathon VTC Online lần 1/2026. Đây là sự ghi nhận dành cho một giải pháp bắt đầu từ bài toán rất thực tế trong công việc hằng ngày và được hoàn thiện bằng tinh thần chủ động, trách nhiệm cùng sự phối hợp chặt chẽ giữa nghiệp vụ tài chính và công nghệ.

Bài toán của hàng nghìn giao dịch mỗi ngày

Tại VTC Online, trung bình mỗi ngày có thể phát sinh khoảng 4.000 giao dịch riêng lẻ, ngày cao điểm lên tới 12.000 giao dịch khi khách hàng thanh toán để sử dụng các sản phẩm, dịch vụ giáo dục và trò chơi trực tuyến. Trước đây, những nghiệp vụ cùng loại thường được tổng hợp để phát hành hóa đơn theo tháng. Việc xuất hóa đơn và hạch toán cũng cần nhiều thao tác thủ công từ đội ngũ kế toán.

Khi các quy định mới về hóa đơn, chứng từ được ban hành, yêu cầu phát hành hóa đơn theo từng giao dịch trở thành một nhiệm vụ cần sớm được giải quyết. Nếu tiếp tục thực hiện bằng phương pháp thủ công, khối lượng hàng nghìn hóa đơn mỗi ngày sẽ tạo ra áp lực rất lớn cho nhân sự phụ trách, đồng thời tiềm ẩn nguy cơ chậm trễ hoặc sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.

Đứng trước bài toán ấy, chị Nguyễn Thị Minh Thu và anh Ngô Quốc Đồng đã cùng nhìn nhận vấn đề từ hai góc độ bổ trợ cho nhau: một bên am hiểu quy định, quy trình tài chính – kế toán; một bên làm chủ hệ thống và giải pháp công nghệ. Từ sự kết nối đó, ý tưởng tự động hóa toàn bộ quá trình phát hành, tiếp nhận và hạch toán hóa đơn theo từng giao dịch dần được hình thành.

Kết nối các hệ thống để dữ liệu tự vận hành

Điểm cốt lõi của sáng kiến là xây dựng luồng kết nối giữa hệ thống bán lẻ của VTC Online, hệ thống hóa đơn điện tử Viettel và phần mềm kế toán BRAVO 7.

Sau khi hệ thống bán lẻ ghi nhận giao dịch thành công và cộng tiền vào tài khoản của khách hàng, thông tin được chuyển tự động để phát hành hóa đơn điện tử có mã, đồng thời gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Tiếp đó, dữ liệu hóa đơn được đưa về phần mềm BRAVO để tạo hạch toán chi tiết cho từng giao dịch.

Để luồng xử lý này vận hành chính xác, nhóm tác giả đã bổ sung nhiều chức năng quan trọng như kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu; phân loại thông tin đầu vào theo từng sản phẩm, dịch vụ; cập nhật dữ liệu ngân hàng chuyển khoản; bổ sung mã sản phẩm, mã vật tư, bộ phận và loại giao dịch trên phần mềm kế toán.

Cùng với giải pháp kỹ thuật, quy trình đối soát giữa các bộ phận cũng được xây dựng lại nhằm bảo đảm mỗi hóa đơn được phát hành đúng, đủ và kịp thời. Đây là phần việc đòi hỏi sự trao đổi liên tục giữa Tài chính Kế toán, goApp và các đối tác cung cấp hệ thống.

Nhìn từ bên ngoài, kết quả cuối cùng có thể chỉ là một hóa đơn được phát hành tự động. Nhưng phía sau đó là cả một chuỗi dữ liệu cần được kết nối, kiểm tra và hạch toán thống nhất. Chỉ khi nghiệp vụ và công nghệ cùng “nói chung một ngôn ngữ”, bài toán mới có thể được giải quyết trọn vẹn.

Giá trị dễ nhận thấy nhất của sáng kiến là giảm đáng kể các thao tác thủ công khi phát hành và hạch toán hóa đơn. Thay vì phải xử lý từng bước bằng con người, hệ thống có thể tự động tiếp nhận, kiểm tra và luân chuyển dữ liệu với sự quản lý, theo dõi của các bộ phận phụ trách.

Quan trọng hơn, mỗi hóa đơn giờ đây có thể thể hiện rõ nguồn doanh thu theo từng giao dịch, sản phẩm và dòng nghiệp vụ. Dữ liệu vì thế trở nên minh bạch, đồng nhất và dễ truy vết hơn. Khi cần đối chiếu, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị hoặc phân tích hiệu quả của từng mảng kinh doanh, đội ngũ phụ trách có thể khai thác thông tin thuận lợi hơn thay vì mất nhiều thời gian tổng hợp thủ công.

Sáng kiến cũng góp phần nâng cao khả năng tuân thủ các quy định về thuế và hóa đơn điện tử, hạn chế rủi ro sai sót trong quá trình thanh quyết toán. Đây là giá trị đặc biệt quan trọng đối với một doanh nghiệp sở hữu nhiều sản phẩm số và số lượng giao dịch lớn như VTC Online.

Từ một nhiệm vụ vốn được xem là chuyên môn của kế toán, anh Đồng và chị Thu đã mở rộng thành một bài toán liên phòng ban, trong đó công nghệ trở thành công cụ giúp chuẩn hóa quy trình và nâng cao chất lượng quản trị.

Giải Ba cho một tinh thần chủ động đáng ghi nhận

Giải Ba tại Hackathon lần 1/2026 là lời ghi nhận xứng đáng dành cho chị Nguyễn Thị Minh Thu và anh Ngô Quốc Đồng. Tuy nhiên, giá trị của sáng kiến không chỉ nằm ở giải thưởng, mà còn được thể hiện qua cách hai tác giả cùng đồng đội lựa chọn đối diện với thay đổi.

Thay vì chờ đến khi khối lượng công việc trở thành áp lực, nhóm đã chủ động nghiên cứu quy định, rà soát quy trình và tìm kiếm giải pháp phù hợp. Thay vì coi đây là việc riêng của một phòng ban, các thành viên đã cùng kết nối kiến thức nghiệp vụ với năng lực công nghệ để tạo ra một phương án có thể áp dụng trong thực tế.

Câu chuyện “Phát hành hóa đơn điện tử theo từng giao dịch chi tiết” thêm một lần cho thấy sáng kiến không nhất thiết phải bắt đầu từ điều gì quá xa vời. Đôi khi, sáng kiến xuất hiện ngay trong câu hỏi rất quen thuộc: Có cách nào để công việc này chính xác hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn không?

Khi mỗi người chủ động nhìn lại công việc của mình và sẵn sàng kết nối với đồng đội, những bài toán khó sẽ có thêm lời giải mới. Và chính những cải tin thiết thực như vậy đang từng bước giúp VTC Online xây dựng một hệ thống vận hành hiện đại, minh bạch và vững vàng hơn.