Trong một môi trường làm việc hiện đại, chuyển đổi số không chỉ bắt đầu từ những hệ thống lớn hay các dự án công nghệ quy mô, mà đôi khi bắt đầu từ chính những thao tác rất quen thuộc hằng ngày: tiếp nhận một công việc, trình ký một văn bản, phê duyệt một đề xuất, lưu trữ một hồ sơ hay phối hợp xử lý nhiệm vụ giữa các bộ phận.

Với tinh thần đó, ngày 3/6/2026, VTC Online đã tổ chức buổi đào tạo sử dụng hệ thống 1Office và chữ ký số điện tử dành cho CBNV toàn công ty. Chương trình thu hút các cấp quản lý và hơn 100 CBNV đến từ các bộ phận tham gia, thể hiện sự quan tâm và chủ động thích ứng của Onliners trước những thay đổi trong phương thức vận hành nội bộ.

Buổi đào tạo không chỉ đơn thuần là hoạt động hướng dẫn sử dụng một công cụ mới, mà còn là bước chuẩn bị quan trọng để VTC Online từng bước chuẩn hóa quy trình làm việc, thúc đẩy quản lý công việc tập trung và đẩy mạnh số hóa trong hoạt động điều hành hằng ngày.

Tại chương trình, CBNV được giới thiệu tổng quan về các tính năng, phân hệ cơ bản của 1Office; cách tiếp nhận, theo dõi và xử lý công việc trên hệ thống. Thay vì chỉ dừng lại ở lý thuyết, nội dung đào tạo được thiết kế theo hướng gần gũi với công việc thường ngày, giúp CBNV dễ hình dung cách áp dụng vào từng quy trình cụ thể như trình ký văn bản, phê duyệt hồ sơ, xử lý đề xuất nội bộ hoặc phối hợp công việc giữa các đơn vị.

Một trong những nội dung trọng tâm của buổi đào tạo là phần thực hành chữ ký số điện tử. Đây là nội dung có ý nghĩa đặc biệt trong tiến trình số hóa của VTC Online, bởi chữ ký số không chỉ thay thế một thao tác ký truyền thống, mà còn góp phần thay đổi cách doanh nghiệp xử lý, xác thực và lưu trữ văn bản trong môi trường số.

Nếu trước đây, nhiều quy trình cần in ấn, ký tay, chuyển bản giấy, lưu hồ sơ vật lý và chờ đợi qua nhiều bước, thì việc áp dụng chữ ký số giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm phụ thuộc vào giấy tờ, tăng tính linh hoạt và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận. Đây cũng là nền tảng quan trọng để các quy trình nội bộ trở nên minh bạch hơn, dễ tra cứu hơn và chuyên nghiệp hơn trong dài hạn.

Thông qua phần thực hành, CBNV có cơ hội trực tiếp làm quen với cách ký số, theo dõi trạng thái văn bản, nhận diện vai trò của từng người trong quy trình ký và xử lý các tình huống thường gặp. Những câu hỏi, vướng mắc phát sinh trong quá trình sử dụng cũng được trao đổi, giải đáp ngay tại buổi đào tạo, giúp người tham gia hiểu rõ hơn và tự tin hơn khi áp dụng vào công việc thực tế.

Đặc biệt, việc triển khai chữ ký số điện tử trên 1Office không chỉ mang lại lợi ích về tốc độ xử lý công việc, mà còn góp phần nâng cao tính bảo mật và tính toàn vẹn của tài liệu. Chữ ký số giúp xác minh danh tính người ký, bảo đảm nguồn gốc văn bản, hạn chế rủi ro chỉnh sửa, thất lạc hoặc giả mạo thông tin. Đây là yếu tố quan trọng trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng đẩy mạnh quản trị dữ liệu, lưu trữ điện tử và vận hành trên nền tảng số.

Bên cạnh chữ ký số, hệ thống 1Office cũng được kỳ vọng sẽ hỗ trợ VTC Online xây dựng một phương thức quản lý công việc đồng bộ hơn. Khi các nhiệm vụ, luồng phê duyệt, hồ sơ và văn bản được đưa lên một nền tảng tập trung, mỗi CBNV có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, nắm bắt trách nhiệm của mình và phối hợp hiệu quả hơn với đồng nghiệp. 

Với sự đồng hành của toàn thể Onliners, 1Office và chữ ký số điện tử sẽ không chỉ là công cụ hỗ trợ, mà sẽ trở thành một phần trong phương thức làm việc mới: nhanh hơn, gọn hơn, minh bạch hơn và hiệu quả hơn. Hành trình số hóa không nằm ở đâu xa, mà bắt đầu từ chính sự thay đổi trong cách mỗi CBNV tiếp nhận, xử lý và hoàn thành công việc hằng ngày.